随着全球信息科学技术的不断发展与进步和低碳、环保呼声的愈渐强烈，为适应信息化时代高速发展的进程，我国的会议模式已经开始由传统纸质会议向智能无纸化会议进行演变。
不论召开何种会议，会议资料的管理一直是会议从准备到召开再到结束当中各个环节的重中之重。而在当前的传统纸质会议模式中，会议资料管理仍处在传统的文档管理方式的阶段。在这种传统的文档管理方式下，每到召开一次常规会议时，负责会前准备的人员都需要依据相关要求将会议资料打印出来并装订成册再归纳好，到会时再将会议资料分发至各参会人员手中。
无纸化会议系统特点：
1.实用性和先进性
采用先进成熟的技术，满足举行各类型会议和活动的使用要求，并兼顾其它相关的管理要求，使系统在相当一段时期内保持技术的先进性，并能适应未来发展的需要。
2.安全可靠性
保证系统安全稳定运行，无纸化会议系统设备必须具有高可靠性，避免发生故障。在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，采用相关的中央控制系统技术提供较强的管理机制、控制手段、故障监控等技术措施，以提高整个系统的安全可靠性。
3.灵活性和扩展性
为适应无纸化会议系统技术和设备的不断更新与发展，系统具有良好的灵活性和可扩展性，能够根据不同使用需要，兼容不断更新设备及技术功能，方便扩展。同时具备支持多种通信媒体、多种物理接口的能力，提供技术升级、设备更新的灵活性。
4.互连性
具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统互联互通的特性，确保系统作用可以充分发挥。
5.经济性
完成后的系统应以较少的人员投入来维持运转，提供系统的高效能与高效益。
6.可管理性
采用智能化可管理的设备、先进的中央控制系统管理软件，实现先进的分布式管理。能够实现监控、检测整个系统的运行情况，可以迅速确定系统故障，提高系统的运行性能、可靠性，简化系统的维修工作，为系统的使用和管理提供必要的保障。
无纸化会议系统功能：
1、登陆界面：
2、软件首界面：
3、分享和上大屏控制：
分享是将自己(发起端)的操作界面发送到其他与会者(被发起端)显示屏上，发起端可以控制允不允许被发起端返回本地画面进行其他操作。
4、会议签到：
显示会议基本信息，个人信息，可自动签到，也可以手写签到。
5、会议文件：
按议题显示所有的会议文件，自由查看文件、同步浏览文件及对文件进行批注等。并提供了U盘上传功能，为会议中临时上传会议资料提供了窗口，保障了会议资料临时更新的便利性。
6、批注：
用户可对文件进行批注操作。
7、会议信息：
会议信息有会议议题、参会人员2个模块。可以快速掌握会议的会议内容和会议安排，同时可以查看参会人员的联系信息和签到情况。
8、即时交流：
可对参加当前议题的人员进行一对一的交流，列表中蓝色表示当前议题此人已进入使用会议系统(如无人使用列表将不显示人员)，人员前的圆点表示当前状态，如果蓝红交替显示表示此人向你发送了消息，可点击查看内容等，可以发送消息，须先选择人员，并点击右下方的输入框输入发送即可。
9、会议通知：
后台给某位与会者或者全体与会者发送的通知，适用于手机关机等不方便打扰的情况下，可以由后台会议服务人员发送信息给与会者。
10、呼叫服务：
用于会议参会人员向后台会议服务人员发送消息，如提示补充茶水、提供纸笔等需求，也可直接发送文字信息给后台会议服务人员。
11、会议投票：
会议议题讨来完毕，主持人模块里可发起会议投票，其他与会者只能浏览投票结果。会议投票功能支持实名投票、匿名投票;也可设置多选项投票。投票结束后自动公布投票结果。投票结果可以有多种呈现方式，列表、柱状图、饼状图等。
12、模块切换：
主持人可以强制切换部分或者全部参会者的终端进入到一个指定的功能页面。例如：可在正式开会前，统一切换至会议签到界面，与会者统一开始签到，保障会议签到的严肃性和纪律性。
13、信息切换：
主持人可控制将外接视频信号切换到与会者的屏幕上，也可以回控制返回到会议界面。
14、切换会议：
主持人可更改当前会议。
无纸化会议系统后台管理功能：
1、会议管理
会议管理，展现了所有未被删除的会议，会议按照顺序进行排列。正在进行中的会议靠前，接下来是未开始的会议，最后是已结束的会议，通过列表的方式展示可查看当前各个会议的状态。用户在有相关权限的情况下可以对会议进行添删改查的操作。
2、布局管理
在此界面可以对铭牌的显示内容进行设置，在会议名称的右侧有显示职位和显示单位两个复选按钮，选中后则在铭牌上显示该与会者的相应信息。
3、会议议题管理
系统业务上设定每个会议必须包含一个或者多个议题，用户通过管理模块做相关的操作，比如某个会议下的议题，根据议题名称查找议题等操作，在权限允许的情况下，用户还可以对议题进行添加、编辑、删除操作。
4、会议文件管理
每个会议包含多个议题，每个议题下包括多个资料文件。还可以查看特定议题下的资料信息。
资料针对着每个议题，一个议题能包含多个资料，上传资料的格式支持Word、Excle、PPT、PDF、MPG4、JPG，同时为了方便资料上传，上传的文件也支持压缩包形式。用户针对每个文件可以查看、下载、删除等操作，当然也包括了添加新资料。
文件资料的管理能够与其他系统对接，也可自行U盘拷贝上传。
5、参会人员管理
在与会人员标签下可以查看与会者的相关信息并对与会者信息进行设置;同时也可以查看与会者的签到时间以及更新前屏内容。
6、会议控制
用于对人员座位调整、对终端软硬件的操作控制，对会议中的服务和通知等进行响应。
7、系统管理
系统能够配置权限。可以通过时间或所属用户对扣件日志信息进行相关搜索。
无纸化会议系统终端：
16.5寸10点触摸电容液晶屏升降一体机，10点电容触摸功能，分辨率为*dpi;升降屏可控制前后仰角0-45度可调节，背面内嵌7寸TFT液晶屏，分辨率*，流明亮度，可显示与会者的姓名/职务/单位称/LOGO/会徽/会标等;内嵌7寸屏幕跟随升降屏0-45度联动，始终保持了7寸屏幕与桌面垂直，给与会者以最佳的观看角度。显示屏可以一键同步显示会议室拼接大屏等大屏幕显示的图像。